Resolución 000038 Abril 30 de 2020.
La DIAN establece la implementación de la notificación electrónica de Actos administrativos en materia tributaria, aduanera o cambiaria, en cumplimiento de lo establecido en los Arts. 563, 565 y 566-1 del Estatuto tributario. Algunos aspectos relevantes:
- ¿Qué es la notificación electrónica?. Es aquella que se surte de manera electrónica, esto es mediante correo electrónico (correo reportado en el RUT o la Dirección procesal informada expresamente), y a través de la cual la DIAN, de manera preferente, pone en conocimiento un acto administrativo particular y concreto en materia tributaria, aduanera o cambiaria.
- ¿Cómo se define el correo electrónico?: es el servicio de red que permite el intercambio (envío y entrega) de mensajes electrónicos con características como: Destinatario Asunto, Mensaje, Adjuntos.
- ¿Qué es la dirección procesal electrónica?. Es la dirección de correo electrónico que el Administrado, contribuyente, responsable, etc., o su apoderado señale expresamente dentro de un proceso de determinación y discusión del tributo, imposición de sanciones o de cobro. La notificación a la dirección procesal electrónica se aplicará de manera preferente sobre la dirección de correo electrónico informada en el RUT.
- ¿Cuáles son los actos susceptibles de notificación electrónica?: entre otros:
- Los requerimientos, autos que ordenen inspecciones o verificaciones tributarias, emplazamientos, citaciones, resoluciones en que se impongan sanciones, liquidaciones oficiales y demás actuaciones administrativas
- Actos que se profieran en el proceso de cobro coactivo,
- Aquellos actos administrativos en materia aduanera que sean remitidos en su procedimiento a notificación electrónica (artículo 566-1)
- ¿Cuándo se entiende surtida la notificación electrónica? se entenderá surtida, para todos los efectos legales, en la fecha del envío del acto administrativo en el correo electrónico autorizado.
- ¿Términos legales? Los términos legales del Administrado/contribuyente/responsable, etc., para responder o impugnar en sede administrativa, comenzarán a correr transcurridos 5 días a partir de la entrega del correo electrónico.
- ¿Cuáles son los elementos del mensaje con el cual se envía el acto administrativo para la notificación electrónica?
- Código de verificación, para verificar la autenticidad del mensaje enviado
- Nombre completo del Administrado/responsable/contribuyente, NIT, la fecha expedición mensaje y la indicación de los medios electrónicos complementarios para visualizar el acto administrativo y su contenido, en caso de existir.
- El acto administrativo adjunto, en su totalidad.
- La advertencia que mediante el respectivo correo se está notificando el acto administrativo adjunto, los recursos que legalmente proceden, las autoridades ante quienes deben interponerse y los plazos para hacerlo.
- ¿Cuál es la prelación de la notificación Electrónica?: La notificación electrónica se preferirá sobre las demás formas de notificación establecidas en el Estatuto Tributario
- ¿Cuáles son los medios electrónicos complementarios de publicidad de los actos administrativos?. La DIAN podrá habilitar los siguientes medios complementarios de publicidad para que el administrado consulte los actos administrativos enviados al correo electrónico del administrado, entre ellos:
- Bandeja de comunicados: en el portal transaccional; acceso exclusivo (usuario/clave) del administrado
- Registro de Notificaciones electrónicas: Consulta de listado en la página Web DIAN
- Verificación correos DIAN: Consulta autenticidad de correo en página Web DIAN
- Mensajes de Texto: envío de alertas y avisos al teléfono móvil registrado en el RUT
- ¿Cuáles son las obligaciones del administrado/contribuyente/responsable, etc.? Deber de Informar correo electrónico en el RUT o una Dirección procesal Electrónica: con el cumplimiento de esta información se entenderá que se manifiesta de forma expresa la voluntad de ser notificado electrónicamente, adquiriendo obligaciones y responsabilidades frente a este mecanismo de notificación electrónica y al uso de los demás servicios de información electrónica de la DIAN, entre ellos:
- Suministrar en el RUT, información real sobre sus datos de identificación, ubicación, contacto, clasificación, etc., así como la actualización del RUT
- Informar cuando no se pueda acceder al contenido del acto administrativo por razones tecnológicas
- Hacer uso adecuado de los códigos de verificación para validad la autenticidad e integridad de contenido de los correos electrónicos.
- Consultar periódicamente el correo registrado en el RUT o la Bandeja de “Comunicados” asignada en el portal transaccional, para conocer los comunicados y actos notificados electrónicamente.
- Implementación gradual: La implementación de la notificación electrónica inicia a partir de la vigencia de esta resolución. La DIAN informará a la ciudadanía en general desde su página web, la fecha en que entrará en vigencia la notificación electrónica para cada tipo de proceso y/o procedimiento administrativo adelantado por la DIAN, de conformidad con la habilitación escalonada que se haga en los servicios electrónicos.
- Transición:
- Los actos emitidos previos a esta resolución 000038 de 2020, se notificarán de conformidad con las normas vigentes al momento de la expedición del acto sujeto a notificación.
- Los actos administrativos que se expidan a partir de la fecha de implementación de la notificación electrónica, se deberán notificar de manera preferente a la dirección de correo electrónico registrada en el RUT o a la Dirección Procesal Electrónica informada en el proceso de determinación o discusión del tributo, proceso sancionatorio, o de cobro de acuerdo a la implementación gradual que determine la DIAN.
Recomendaciones generales:
- Validar la información, datos de contacto, clasificación, responsabilidades y demás datos reportados actualmente en el RUT.
- Actualizar los correos electrónicos en el RUT
- El correo electrónico reportado en el RUT debe corresponder a un correo que se consulte de manera permamente y no de manera exporádica
- Las asignación de responsables internos en el manejo del correoreportado a la DIAN así como la consulta en la página web y en el portal transaccional de la DIAN deben estár claramente establecidos y procedimentados.