El Decreto 1287 reglamenta el Decreto Legislativo 491 del 28 de marzo de 2020, en lo relacionado con la seguridad de los documentos firmados durante el trabajo en casa en el marco de la emergencia sanitaria por parte de las autoridades públicas y los particulares que cumplan funciones públicas.
Antecedentes:
E l Decreto Legislativo 491 de 2020 habilitó a las entidades públicas para suscribir válidamente los actos, providencias y decisiones que se adopten mediante firma autógrafa mecánica, digitalizadas o escaneadas, según la disponibilidad de dichos medios. Lo anterior en armonía con la prestación de servicios mediante el uso de medios tecnológicos y en el marco del trabajo en casa.
Para efectos de lo anterior se estableció en el Decreto 491 que cada autoridad deberá hacerse responsable de adoptar las medidas internas necesarias para garantizar la seguridad de los documentos.
Al analizar la exequibilidad del Decreto Legislativo 491, en especial lo concerniente a la habilitación del trabajo en casa y los mecanismos para suscribir válidamente los actos, providencias y decisiones, la Corte Constitucional en Sentencia C-242 del 9 de julio de 2020, señaló lo siguiente:
“.. que la habilitación del trabajo en casa” […] es una medida necesaria, puesto que ante el riesgo sanitario generado por la expansión de coronavirus COVID-19 en el país, el desempeño de las funciones por parte de los servidores y contratistas del Estado de forma presencial, como se venía realizando en las sedes de las entidades, resulta peligroso desde una perspectiva de salud pública, porque se podrían propiciar múltiples puntos de contagio. “
En este sentido, teniendo en cuenta que el trabajo en casa debe continuar siendo priorizado por las entidades públicas durante la emergencia sanitaria, asegurando en todo momento la prestación de los servicios a su cargo, se hace necesario reglamentar los elementos y características de seguridad de la información de los documentos, actos, providencias y decisiones que se adopten mediante firma autógrafa mecánica, digitalizadas o escaneadas.
Decreto 1287 de 2020:
Objeto y ámbito de aplicación
- Regular los elementos y características de seguridad de los documentos, actos, providencias y decisiones que se adopten mediante firma autógrafa mecánica, digitalizada o escaneada.
- Aplicación a las autoridades públicas y los particulares que cumplan funciones públicas.
Firma y directrices: Entre otras:
- se podrán suscribir válidamente los actos, providencias y decisiones· que se adopten mediante firma autógrafa mecánica, digitalizadas o escaneadas, siguiendo las directrices dadas por el Archivo General de la Nación y las que se imparten en el decreto 1287
- Se debe velar por la integridad, autenticidad y disponibilidad de la información de los documentos expedidos
- comunicar los actos, providencias y decisiones que se adopten mediante firma autógrafa mecánica, digitalizada o escaneada, a través de medios electrónicos, ópticos o similares
- Garantizar la organización, conservación e incorporación al expediente de los documentos originados, recibidos, tramitados y firmados durante el trabajo en casa, en el marco de la emergencia sanitaria, para lo cual deberán validar si es necesario imprimir y tomar firmas manuscritas
- Incluir los documentos de archivo producidos y gestionados durante el trabajo en casa a los expedientes, de acuerdo con su clasificación. Los documentos electrónicos de archivo que cumplen con las características establecidas, deberán incluirse en el Sistema de Gestión de documentos electrónicos de archivo.
Se deberán realizar las actualizaciones y seguir los procedimientos correspondientes una vez se supere la emergencia sanitaria y se reactive el trabajo del servidor o contratista en las oficinas.