Referencia Normativa relacionada: DIAN Resolución 0000013 febrero 2021
Art. 616-1 ET. Parágrafo 6 “El sistema de facturación electrónica es aplicable a las operaciones de compra y venta de bienes y de servicios. Este sistema también es aplicable a otras operaciones tales como los pagos de nómina, las exportaciones, importaciones y los pagos a favor de no responsables del impuesto sobre las ventas -IVA”.
| Art. 771-2 Inciso 3 “Cuando no exista la obligación de expedir factura o documento equivalente, el documento que pruebe la respectiva transacción que da lugar a costos, deducciones o impuestos descontables, deberá cumplir los requisitos mínimos que el Gobierno Nacional establezca.” |
| La Resolución 0000013 incorpora dentro del sistema de facturación electrónica, la funcionalidad del DOCUMENTO SOPORTE DE PAGO DE NÓMINA. De esta manera, los obligados deberán reportar de forma electrónica la nómina de acuerdo con las características y calendario establecido por la DIAN. A través de la plataforma, los obligados reportarán los costos y deducciones relacionados con la NÓMINA |
Reporte electrónico: Los obligados a su implementación, desde la plataforma, deberán reportar electrónicamente sus costos y deducciones relacionados con la NOMINA.
Soporte de costos y deducciones: Este “Documento soporte de pago de Nómina electrónica“ constituye el soporte de los costos y deducciones en el Impuesto sobre la renta, de los pagos o abonos en cuenta, relacionados con la nómina, que se desprenden de una relación laboral o legal y reglamentaria y los pensionados a cargo del empleador, y que está compuesto por los valores devengados de nómina, los valores deducidos de nómina y el valor total diferencia de los mismos.
Generación y transmisión: El documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste que se derivan del citado documento, se deberá generar y transmitir, para la validación de la DIAN, de manera independiente para cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados, con periodicidad mensual.
La transmisión será dentro de los 10 primeros días del mes siguiente al cual corresponde el pago o abono en cuenta de la nómina.
Los obligados a generar y trasmitir para validación, el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica, son los Contribuyentes de renta:
- Que realizan pagos o abonos en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador,
- que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el Impuesto sobre las Ventas -IVA, cuando aplique.
Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA: Los obligados deberán cumplir las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, establecidos en el Anexo técnico referido. Ver a parir de la pág. 31 de la resolución.
Calendarios de implementación y plazos: Para el cumplimiento periódico para la generación y transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste se definen 3 calendarios, así:
Calendario de implementación para sujetos de acuerdo con el número de Empleados:
- Inicio habilitación del servicio informático electrónico: 31 de mayo de 2021
- Fecha máxima para iniciar con la generación y transmisión: 01 de Julio de 2021 al 01 de diciembre de 2021
- Se crean 6 grupos según el intervalo en relación con el número de empleados, así:
Calendario de implementación Permanente: Nuevos sujetos – 2 meses a partir de la realización de los pagos o abonos en cuenta derivados de la Nómina, con posterioridad a la vigencia de la resolución.
Calendario de implementación para sujetos no obligados a expedir factura electrónica de venta.
- Inicio habilitación del servicio informático electrónico: 31 de marzo de 2022
- Fecha máxima para iniciar con la generación y transmisión 31 de mayo de 2022
Con estas disposiciones, será necesario que las entidades vayan visualizando y organizando internamente sus procedimientos, y definiendo entre otros aspectos, cómo será la habilitación, si con software propio o a través de un proveedor tecnológico.