POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
INTRODUCCIÓN
En la razón social PARKER RANDALL COLOMBIA S.A.S., (en adelante PARKER RUSSELL COLOMBIA) nos comprometemos a garantizar la protección y seguridad de los datos personales de nuestros clientes, empleados, asociados, colaboradores, proveedores y cualquier otra persona cuyos datos sean tratados en el marco de nuestras actividades. En ese orden de ideas, la presente a presente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante LA POLÍTICA) se ha elaborado con el propósito de de dotar a la empresa, de una herramienta que permita regular la recolección, almacenamiento, uso, tratamiento, administración, transferencia, transmisión y protección de toda información (en adelante los “Datos Personales”) que reciba en el desarrollo de su objeto social. Por ende, tiene como propósito asegurar el cumplimiento de la legislación colombiana en materia de protección de datos personales, en especial la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas aplicables que regulan el tratamiento de datos personales en Colombia.
Esta política establece los principios, procedimientos y responsabilidades que rigen el tratamiento de los datos personales dentro de nuestra firma, con el fin de asegurar el respeto por los derechos de los titulares de los datos, promoviendo un manejo responsable, transparente y seguro de la información que recopilamos y procesamos. En PARKER RUSSELL COLOMBIA, entendemos la relevancia de la privacidad y nos esforzamos por asegurar que los datos personales sean tratados conforme a los principios de legalidad, transparencia, seguridad y confidencialidad.
MARCO LEGAL
- Constitución Política, artículo 15.
- Ley 1581 de 2012
- Decreto Reglamentario parcial 1377 de 2013
- Demás normas concordantes.
OBJETIVO DE LA POLÍTICA
EL objetivo de LA POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE PARKER RUSSELL COLOMBIA S.A.S., es cumplir y garantizar la aplicación de la normatividad correspondiente a la protección de datos personales vigente, con el fin de dar un correcto tratamiento a los mismos, por lo que se procede a establecer los deberes, derechos y responsabilidades de las partes, así como el procedimiento para realizar la autorización de uso de la información, consultas y reclamos de los titulares de los Datos Personales y demás actividades propias que se pueden desarrollar con ocasión a la presente política.
ÁMBITO DE APLICACIÓN
LA POLÍTICA será aplicable a los datos personales de personas naturales, registrados en cualquier base de datos de PARKER RUSSELL COLOMBIA, susceptibles de tratamiento por encontrarse en su poder.
PRINCIPIOS.
De conformidad con el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012, los principios que rigen el Tratamiento de los Datos Personales en PARKER RUSSELL COLOMBIA son:
5.1. Acceso y circulación restringida: PARKER RUSSELL COLOMBIA realizará el Tratamiento en sujeción a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales que recolecta en sus Bases de Datos.
5.2. Confidencialidad: PARKER RUSSELL COLOMBIA garantiza la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley 1581 de 2012 y en los términos de la misma.
5.3. Finalidad: El Tratamiento realizado por PARKER RUSSELL COLOMBIA obedece a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual es informada al titular al momento de obtención de su autorización por los diferentes medios dispuestos para tal fin y que además se encuentra contenida en la presente Política.
5.4. Legalidad: El Tratamiento que realiza PARKER RUSSELL COLOMBIA se sujeta a las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y en las demás disposiciones que la desarrollen.
5.5. Libertad: PARKER RUSSELL COLOMBIA ejerce el Tratamiento cuando cuenta con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular o en aquellos casos en los que se hace necesario en virtud de la vinculación legal o contractual que existe con el Titular. Los datos personales no son obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
5.6. Seguridad: La información contenida en las Bases de Datos de PARKER RUSSELL COLOMBIA, se maneja con la implementación de las medidas técnicas, humanas y administrativas que se hacen necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5.7. Transparencia: PARKER RUSSELL COLOMBIA garantiza al titular su derecho a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
5.8. Veracidad o calidad: PARKER RUSSELL COLOMBIA procura que la información sujeta a Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible y se abstiene de realizar el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
IDENTIFICACION DE RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.
PARKER RUSSELL COLOMBIA, actuará como responsable del Tratamiento y estará identificada de la siguiente manera:
- Razón social: PARKER RUSSELL COLOMBIA S.A.S.
- Domicilio Social: Bogotá, Colombia
- NIT: 80025198-4
- Dirección: CL 99 # 10 – 57, Bogotá
- Correo electrónico: comunicaciones@parkerrussell.com.co
- Teléfono: 3206923986
- Página Web: https://parkerrussell.com.co/
DEFINICIONES
Para todos los efectos de la presente política los conceptos relacionados en el presente acápite se entenderán de la siguiente manera:
7.1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
7.2. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
7.3. Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
7.4. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
7.5. Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
7.6. Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
7.7. Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
7.8. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
7.9. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
DE LAS BASES DE DATOS
Como responsable: PARKER RUSSELL COLOMBIA hará el tratamiento de los datos personales en los términos y alcances de la autorización entregada por el titular de la información, de las siguientes bases:
a) Bases de datos de proveedores: PARKER RUSSELL COLOMBIA tratará los datos personales a través de la recolección, almacenamiento, uso, transferencia, actualización, ordenamiento, clasificación, corrección, verificación, uso para fines estadísticos y de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar y utilización de todos los datos suministrados con el propósito de administrar correctamente las relaciones comerciales con cada uno de nuestros proveedores.
PARKER RUSSELL COLOMBIA, podrá compartir los datos de los contratistas con sus clientes actuales o potenciales, en desarrollo de sus obligaciones comerciales y/o contractuales en cumplimiento de lo establecido en esta política y conforme a la ley.
b) Bases de datos de clientes: PARKER RUSSELL COLOMBIA tratará los datos personales a través recolección, almacenamiento, actualización, ordenamiento, clasificación, transferencia, corrección, verificación y uso para fines estadísticos con el propósito de gestionar correctamente las relaciones comerciales, profesionales y contractuales con los mismos.
c) Bases de datos de colaboradores: PARKER RUSSELL COLOMBIA tratará los datos personales a través recolección, almacenamiento, actualización, ordenamiento, clasificación, transferencia, corrección, verificación y uso para eventuales procesos de selección y para gestionar las relaciones con sus colaboradores, trabajadores y asociados.
DERECHOS DE LOS TITULARES
El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a la empresa salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento.
c) Solicitar un archivo exportado con la información personal con la que contamos, incluyendo cualquier información que nos hayas provisto
d) Ser informado por la empresa o por el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
e) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
f) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley y a la Constitución.
g) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
h) Solicitar la eliminación de la información personal que tengamos almacenada, salvo aquella información que nos veamos obligados a retener por propósitos administrativos, legales o de seguridad.
i) Los demás derechos que se encuentren contenidos en la normatividad vigente respecto de la materia.
DE LOS DEBERES COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS:
a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b) Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e) Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
h) Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.
i) Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley
k) Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
l) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
m) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
n) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
o) Los demás previstos en la Ley.
PROCEDIMIENTOS PARA EJERCER LOS DERECHOS.
PARKER RUSSELL COLOMBIA, en cumplimiento de las disposiciones constitucionales y legales de protección de Datos Personales, pone en conocimiento de los interesados el siguiente procedimiento:
CONSULTAS:
Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos en poder de La Empresa. La Empresa deberá suministrar a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.
Las consultas podrán formularse por escrito o vía correo electrónico a las siguientes direcciones:
- Correo electrónico: comunicaciones@parkerrussell.com.co
- Dirección de Correspondencia: CL 99 # 10 – 57, Bogotá, Colombia.
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual, en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
RECLAMOS:
El titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes de la ley de protección de datos – Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante la empresa, el cual, será tramitado bajo las siguientes reglas:
11.2.1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a la empresa, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.
11.2.2. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.
11.2.3. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
11.2.4. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
11.2.5. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
11.2.6. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
La solicitud de ejercicio de cualquiera de los derechos mencionados contendrá la siguiente información:
a) Nombre del titular del dato personal, y de sus representantes, de ser el caso.
b) Petición concreta y precisa de información, actualización, rectificación o revocatoria del consentimiento y/o supresión del dato. En cada caso la petición deberá estar razonablemente fundamentada para que la compañía proceda como responsable del tratamiento de la base de datos a dar respuesta.
c) Dirección física y/o electrónica para notificaciones.
d) Documentos que soportan la solicitud conforme lo indicado en los numerales anteriores.
e) Firma de la solicitud por parte del titular del dato personal.
Los reclamos podrán formularse por escrito o vía correo electrónico a las siguientes direcciones:
- Correo electrónico: comunicaciones@parkerrussell.com.co
- Dirección de Correspondencia: CL 99 # 10 – 57, Bogotá, Colombia.
GENERALIDADES
12.1. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN: PARKER RUSSELL COLOMBIA aplicará en el tratamiento de las bases de datos a su cargo, las mejores prácticas, el mayor esfuerzo y diligencia de cara a garantizar la seguridad y confidencialidad de los datos de acuerdo con lo establecido en la Ley y normas concordantes en la materia.
12.2. PREVALENCIA DE LA LEY: La interpretación de las presentes políticas estará en todo momento subordinada al contenido de la Ley Colombiana, por lo cual, en caso de incompatibilidad o contradicción entre estas políticas y la Ley, predominará esta última.
UTILIZACIÓN Y TRANSFERENCIA DE DATOS PERSONALES E INFORMACIÓN PERSONAL.
En cumplimiento de su objeto social PARKER RUSSELL COLOMBIA, y atendiendo a la naturaleza de las relaciones permanentes u ocasionales que cualquier persona titular de datos personales pueda tener para con PARKER RUSSELL COLOMBIA, ésta podrá realizar la transferencia y transmisión, incluso internacional, de la totalidad de los datos personales, siempre y cuando se cumplan los requerimientos legales aplicables; y en consecuencia los titulares con la aceptación de la presente política, autorizan expresamente para transferir y transmitir, incluso a nivel internacional, los datos personales.
Adicionalmente, la información generada por la actividad de los titulares en nuestro sitio web es compartida con las empresas que nos proveen el software que sustenta su funcionamiento.
De nuestra parte, la información que nos proporcionas es resguardada cuidadosamente y no la compartimos con ningún agente externo a nuestra empresa, salvo el caso de que nos sea solicitada por autoridades gubernamentales o públicas de otro tipo (incluidas, entre otras autoridades judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigación penal, civil, administrativa, disciplinaria y fiscal), porque es necesario o apropiado: (a) para cumplir con las leyes vigentes, incluidas las leyes distintas a las de su país de residencia; (b) para cumplir con procesos jurídicos; (c) para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno, y para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno distintas a las de su país de residencia; (d) para proteger nuestras operaciones; (e) para proteger nuestros derechos, privacidad, seguridad o propiedad, los suyos o los de terceros; y (f) obtener las indemnizaciones aplicables o limitar los daños y perjuicios que nos puedan afectar.
DISPOSICIONES FINALES
14.1. PROHIBICIONES. En desarrollo de esta Política, se establecen las siguientes prohibiciones y sanciones como consecuencia de su incumplimiento:
14.1.1. Se prohíbe el acceso, uso, gestión, cesión, comunicación, almacenamiento y cualquier otro tratamiento de datos personales de carácter sensible sin autorización del titular del dato personal y/o de la empresa.
El incumplimiento de esta prohibición por parte de nuestros clientes, empleados, asociados, colaboradores, proveedores será considerado como falta grave, que podrá dar lugar a la terminación de la relación laboral, contractual, financiera, comercial según sea el caso. Lo anterior, sin perjuicio de las acciones legales adicionales a que haya lugar.
14.1.2. La Empresa prohíbe la cesión, comunicación o circulación de Datos Personales, sin el consentimiento del titular del dato.
14.2. MODIFICACIONES A LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: PARKER RUSSELL COLOMBIA se reserva el derecho de modificar, en cualquier momento, de manera unilateral, sus políticas y procedimientos de tratamiento de datos personales en los términos y con las limitaciones previstas en la ley.
Cualquier cambio será publicado y anunciado a los titulares de los mecanismos dispuestos por PARKER RUSSELL COLOMBIA. Además, se conservarán las versiones anteriores de la presente políticas de tratamiento de datos personales.
VIGENCIA
La Política de Tratamiento de Información Personal de PARKER RUSSELL COLOMBIA estará vigente a partir del día 13 de enero de del 2025.
Las bases de datos administradas por PARKER RUSSELL COLOMBIA se mantendrán indefinidamente, mientras se desarrolle su objeto, y mientras sea necesario para asegurar el cumplimiento de obligaciones de carácter legal, particularmente laboral y contable, pero los datos podrán ser eliminados en cualquier momento a solicitud de su titular, en tanto esta solicitud no contraríe una obligación legal de PARKER RUSSELL COLOMBIA o una obligación contenida en un contrato entre PARKER RUSSELL COLOMBIA y el titular.
